Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Hosting über Vercel

Diese Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien, übertragene Datenmengen, Browser- und Geräteinformationen, Referrer-Informationen sowie Diagnose-, Request- und Fehlerdaten gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website. Inhalte, die über die Website an die Anwendung gesendet werden, laufen technisch über die Hosting-Infrastruktur.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Hosting für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren, zuverlässigen und störungsfreien Bereitstellung der Website.

3. Datenbank über Supabase/PostgreSQL

Für die Speicherung von Betriebs-, Benutzer-, Serviceauftrags-, Termin- und Sicherheitsdaten wird eine PostgreSQL-Datenbank bei Supabase verwendet. Die Datenbankregion ist West EU (Irland), eu-west-1.

Gespeichert werden – soweit sie im jeweiligen Vorgang anfallen – insbesondere Kontaktdaten, Einsatzadressen, Auftrags- und Probleminformationen, Gefahren- und Notfallangaben, Termin- und Rückrufwünsche, Bearbeitungsstatus, Zeitstempel, technische Gesprächskennungen, E-Mail-Versandstatus und Sicherheitsdaten. Der vollständige Chatverlauf wird nicht als eigener Chatdatensatz in der Datenbank gespeichert.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Zweck der jeweils gespeicherten Daten. Für Daten zur Bearbeitung von Anfragen und Servicevorgängen ist dies Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Daten zur Systemsicherheit, Fehleranalyse und zuverlässigen technischen Bereitstellung ist dies Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Daten besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage für diese weitere Speicherung.

4. Kundenchat und Serviceanfragen

Der Kundenchat verarbeitet die von Ihnen eingegebenen Freitextnachrichten und eine zufällig erzeugte Gesprächs-ID. Zur Aufnahme und Bearbeitung einer Serviceanfrage können aus dem Gespräch folgende Angaben verarbeitet werden:

• Name,
• Telefonnummer und optionale E-Mail-Adresse,
• Einsatzadresse,
• Problembeschreibung,
• Gefahren- und Notfallinformationen sowie
• Termin- und Rückrufwünsche.

Bei jedem Absenden wird der bis dahin im geöffneten Browser vorhandene Gesprächsverlauf an den Server übermittelt. Die Angaben werden verwendet, um die Anfrage zu beantworten, einen Serviceauftrag anzulegen und dessen weitere Bearbeitung zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

5. Verarbeitung durch die OpenAI API

Zur automatisierten Bearbeitung des Kundenchats wird die OpenAI API verwendet. Dabei können der bisherige Chatverlauf sowie die für die Bearbeitung erforderlichen Auftrags-, Termin-, Verfügbarkeits- und Betriebsinformationen an OpenAI übertragen werden. Diese Verarbeitung dient der Analyse der Anfrage und der Erzeugung einer passenden Chatantwort. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum wird der Dienst durch OpenAI Ireland Ltd. bereitgestellt. Bitte geben Sie im Chat keine Informationen an, die für Ihre Serviceanfrage nicht erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Einsatz der API für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

6. E-Mail-Versand über Resend

Für transaktionale E-Mails wird Resend eingesetzt. Über Resend können Kundenbestätigungen, Benachrichtigungen an den zuständigen Betrieb und Terminangebote versendet werden. Abhängig von der jeweiligen Nachricht werden Empfänger- und Absenderadresse, Auftragsnummer, Name, Telefonnummer, optionale E-Mail-Adresse, Einsatzadresse, Problembeschreibung, Priorität, Termin- oder Rückrufwunsch, Zeitangaben und der Inhalt der E-Mail an Resend übertragen. Bei Terminangeboten enthält die E-Mail zudem einen öffentlichen Antwortlink.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die E-Mail-Kommunikation der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen dient. Die Verarbeitung technischer Versand- und Fehlerdaten beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einem zuverlässigen E-Mail-Versand und der Erkennung von Zustellproblemen.

7. Terminbestätigung über öffentliche Antwortlinks

Terminangebote können einen individuell erzeugten öffentlichen Antwortlink enthalten. Über diesen Link können Sie einen Termin bestätigen oder alternative Wunschdaten, Uhrzeiten und eine optionale Notiz übermitteln. In der Datenbank wird das zur Zuordnung verwendete Antwort-Token nur als Hash gespeichert. Zusätzlich können der Reaktionszeitpunkt, der Terminstatus und die übermittelten Alternativwünsche gespeichert werden. Antwortlinks können zeitlich ablaufen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Abstimmung und Durchführung des angefragten oder vereinbarten Servicevorgangs erforderlich ist. Die zeitliche Begrenzung und technische Absicherung der Antwortlinks beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz vor unbefugter Nutzung.

8. Technisch erforderliches Session-Cookie

Ausschließlich für den geschützten Adminbereich wird ein technisch erforderliches Auth.js-Session-Cookie eingesetzt. Es dient der Anmeldung und der Zuordnung einer authentifizierten Sitzung. Das Cookie ist als HttpOnly und SameSite=Lax konfiguriert und wird in der Produktionsumgebung nur über HTTPS übertragen. Die maximale Sitzungsdauer beträgt acht Stunden. Im öffentlichen Kundenchat wird kein Session-Cookie eingesetzt. Marketing- oder Tracking-Cookies werden nicht verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren Authentifizierung berechtigter Personen und im Schutz des Adminbereichs vor unbefugtem Zugriff.

9. Server- und Sicherheitsdaten

Zur Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung der Anwendung werden technische Daten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adressen, aus IP-Adresse und Nutzungskontext gebildete Hashwerte für Zugriffsbeschränkungen, Request-IDs, angefragte Routen, Zeitpunkte, Laufzeiten, Status- und Fehlerdaten, Rate-Limit-Zähler sowie technische Angaben zu Datenbank-, OpenAI- und E-Mail-Vorgängen. Das anwendungseigene Monitoring protokolliert keine vollständigen Chattexte oder vollständigen Kontaktdaten; für einzelne Diagnosezwecke werden verkürzte Hashwerte verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen im sicheren und zuverlässigen Betrieb, in der Fehleranalyse, im Missbrauchsschutz und in der Begrenzung übermäßiger oder automatisierter Zugriffe.

10. Auftragsverarbeitung und technische Dienstleister

Vercel, Supabase, OpenAI und Resend können im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion als technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter eingesetzt werden. Sie verarbeiten die für die jeweilige Leistung erforderlichen Daten im Zusammenhang mit Hosting, Datenbankbetrieb, KI-gestützter Chatbearbeitung oder E-Mail-Versand. Die für die jeweilige Übermittlung maßgebliche Rechtsgrundlage entspricht der oben beim jeweiligen Verarbeitungsvorgang genannten Rechtsgrundlage.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung des Servicevorgangs, die Sicherheit des Systems oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt werden.

Bei Abschluss eines Serviceauftrags wird der Abschlusszeitpunkt gespeichert. Abgeschlossene Serviceaufträge werden grundsätzlich nach Ablauf von sechs Monaten automatisch zur Löschung ausgewählt. Eine automatische Löschung erfolgt nicht, solange für den jeweiligen Serviceauftrag eine aktive Aufbewahrungssperre hinterlegt ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere erforderliche Gründe für eine längere Speicherung bleiben davon unberührt.

Die automatische Löschung wird täglich über einen geschützten Cleanup-Endpunkt ausgeführt. Mit dem Serviceauftrag werden die ihm zugeordneten relationalen Termindaten entsprechend den in der Datenbank eingerichteten Löschregeln ebenfalls gelöscht. Serviceaufträge und einzelne Termine können außerdem im Adminbereich manuell gelöscht werden. Abgelaufene Terminantwort-Tokens werden technisch zurückgewiesen, aber nicht unabhängig vom zugehörigen Serviceauftrag automatisch entfernt.

Die automatische Löschung von Serviceaufträgen erfasst nicht pauschal sämtliche personenbezogenen Daten. Für technische Server-, Provider- und Sicherheitsdaten sowie Daten externer Dienstleister gelten die jeweils erforderlichen oder vom jeweiligen Dienst bestimmten Speicherzeiträume; im Anwendungscode ist hierfür keine einheitliche automatische Löschfrist eingerichtet.

Die Speicherung für die Bearbeitung und Durchführung eines Servicevorgangs beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine längere Speicherung zur Erfüllung einer tatsächlich bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die vorübergehende Speicherung technischer Sicherheits- und Fehlerdaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Ihre Rechte nach der DSGVO

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen wenden. Die einzelnen Rechte können gesetzlichen Einschränkungen unterliegen.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Sie können sich insbesondere an die für Ihren Wohnort, Ihren Arbeitsplatz oder den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

14. Keine Analytics-, Tracking- oder Marketingdienste

Diese Website verwendet keine Analytics-, Tracking-, Werbe- oder Marketingdienste. Es werden keine entsprechenden Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt.